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Einsichtnahme in die Personalakte

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Warum Sie Ihre Personalakte einsehen möchten.

Möglicherweise möchten Sie Ihre Personalakte aus mehreren Gründen einsehen. Ein Mitarbeiter möchte wissen, dass wichtige Datensätze enthalten sind. Möglicherweise müssen ungenaue Informationen markiert, entfernt oder widerlegt werden. Kalifornien hat Abschnitt 1198.5 des Arbeitsgesetzbuchs als eine Reihe von Schutzmaßnahmen und Verfahren für die Einsicht von Personalakten erlassen. In diesem Artikel werden die wichtigsten Teile des Gesetzes in vereinfachter Form aufgeführt. Manager legen manchmal karriereschädigende „Giftpillen“ in eine Personalakte, ohne dass sie einen Hinweis auf Unzufriedenheit mit der Leistung der Mitarbeiter geben. Ihre Personalakte ist die Grundlage für künftige Entscheidungen über Entlohnung, Beförderungen, Versetzungen und Versetzungen sowie ggf. Entlassungen oder Kündigungen. Vielleicht möchten Sie Ihre Akte in Vorbereitung auf ein bevorstehendes Treffen mit dem Management einsehen oder die Fairness und Wahrheit einer Leistungsbewertung beurteilen.

Personalakte Checkliste der Rechte

  1. Mitarbeiter in Kalifornien haben zwei Personalaktenrechte: eine Einsichtnahme zu beantragen und eine Kopie der Unterlagen zu erhalten.
  2. Eine Personalakte ist eine Aufzeichnung, die sich auf die Leistung und die Beschwerde eines Mitarbeiters bezieht. Personalakten laut Gesetzesdefinition umfassen nicht: (a) Akten im Zusammenhang mit der Untersuchung einer möglichen Straftat; (b) Referenzschreiben; (c) Bewertungen, Berichte oder Aufzeichnungen, die vor der Einstellung des Arbeitnehmers oder von identifizierbaren Mitgliedern des Prüfungsausschusses eingeholt wurden. (f) Im Zusammenhang mit einer Beförderungsprüfung erhalten.
  3. Die Inspektion hat in angemessenen Abständen und Zeiten zu erfolgen.
  4. Die Einsichtnahme hat spätestens 30 Kalendertage nach Eingang des SCHRIFTLICHEN Antrags beim Arbeitgeber zu erfolgen.
  5. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können den Erfüllungstermin verlängern, jedoch nur nach SCHRIFTLICHER Vereinbarung und längstens um 35 Kalendertage ab dem Datum des tatsächlichen Eingangs der schriftlichen Aufforderung zur Einsicht beim Arbeitgeber.
  6. Bei schriftlicher Anforderung von Kopien hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Kopien der Personalakten zur Verfügung zu stellen [or his representative].
  7. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten für die Vervielfältigung der Aufzeichnungen in Rechnung stellen.
  8. Arbeitgeber und Arbeitnehmer [or his representative] kann wie in der Einsichtsfrist vereinbaren, die Frist für die Vervielfältigung und Lieferung der Aufzeichnungen auf einen Zeitraum von höchstens 35 Tagen ab dem Datum des Eingangs des Antrags auf Kopien beim Arbeitgeber zu verlängern.
  9. Wenn der Arbeitnehmer derzeit beschäftigt ist, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Aufzeichnungen während der Ausübung der Tätigkeit des Arbeitnehmers zur Verfügung zu stellen. [ My firms argues “performance of duties” does not mean uncompensated time. An inspection of personnel records is also for the benefit of the employer because all employers have an interest in true, accurate and complete records. Further, the employee is still controlled by the employer while conducting the inspection.]
  10. Der Antrag auf Aufzeichnungen muss schriftlich erfolgen und kann auf einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Formular erfolgen. Das Formular kann mündlich beim Vorgesetzten des Mitarbeiters oder einer anderen dem Mitarbeiter bekannten Person angefordert werden, die für den Empfang des mündlichen “Formular”-Antrags bestimmt ist.
  11. Fordert der Arbeitnehmer oder sein Vertreter mündlich das schriftliche Personalaktenformular an, muss der Arbeitgeber zu diesem Zeitpunkt das „Antragsformular“ bereitstellen.
  12. Alternativ kann der Arbeitnehmer oder sein Vertreter, wenn er wählt, den Antrag des Arbeitnehmers auf die Personalakte ohne Verwendung des vom Arbeitgeber bereitgestellten Formulars einfach ausschreiben.
  13. Der Arbeitgeber muss eine Kopie der Personalakten jedes Arbeitnehmers für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren.
  14. Bei den derzeitigen Arbeitnehmern hat der Arbeitgeber die Personalakten des aktuellen Arbeitnehmers zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen und auf Verlangen des Arbeitnehmers oder seines Vertreters eine Kopie der Aufzeichnungen an dem Ort, an dem sich der Arbeitnehmer zur Arbeit meldet, oder an einem anderen Ort zur Verfügung zu stellen für Arbeitgeber und Anforderer angenehmer Ort. Wenn der Arbeitnehmer verpflichtet ist, an einem anderen Ort als dem Ort, an dem er sich zur Arbeit meldet, Einsicht zu nehmen oder eine Kopie zu erhalten, ist dem Arbeitnehmer kein Verlust der Entschädigung gestattet. Bei ehemaligen Arbeitnehmern hat der Arbeitgeber die Personalakten eines ehemaligen Arbeitnehmers an dem Ort, an dem er die Aufzeichnungen aufbewahrt, zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen, es sei denn, die Parteien vereinbaren schriftlich einen anderen Ort.
  15. Bei ehemaligen Arbeitnehmern muss der Arbeitgeber zusätzlich zur Einsichtnahme eine Kopie der Aufzeichnungen zum Zeitpunkt und am Ort der Einsichtnahme vorlegen.
  16. Alternativ kann ein ehemaliger Arbeitnehmer eine Kopie per Post erhalten, wenn er dem Arbeitgeber die tatsächlichen Portokosten erstattet.
  17. Wurde der Arbeitnehmer wegen Belästigung oder Gewalt am Arbeitsplatz entlassen, kann der Arbeitgeber die Akte auf alternative Weise vorlegen: a) die Einsichtnahme an einem anderen Ort als dem Arbeitsplatz gestatten, der sich in angemessener Entfernung zum Wohnort des ehemaligen Arbeitnehmers befindet oder Kopie der Personalakte per Post.
  18. Ein Arbeitgeber muss nur einer Aufforderung pro Jahr von a ehemalige Mitarbeiter einzusehen oder eine Kopie seiner Personalunterlagen zu erhalten.
  19. Eine Person, die ein Vertreter des Arbeitnehmers ist, um Einsichtnahme oder Kopien anzufordern, ist eine Person, die vom Arbeitnehmer schriftlich dazu bestimmt ist, diese Aufzeichnungen „einzusehen oder eine Kopie zu erhalten“.
  20. Der Arbeitgeber kann angemessene Schritte unternehmen, um die Identität eines aktuellen oder ehemaligen Arbeitnehmers oder seines Bevollmächtigten zu überprüfen.
  21. Ein Arbeitgeber kann die Person bestimmen, an die ein Antrag auf Einsichtnahme und/oder Kopie gestellt wird.
  22. Vor der Bereitstellung von Aufzeichnungen zur Einsichtnahme oder Bereitstellung der Personalakte kann der Arbeitgeber [delete or black out] der Name eines in der Datei enthaltenen nichtvorgesetzten Mitarbeiters.
  23. Von den Dokumenten, die ein Arbeitgeber zur Verfügung stellen muss, ausdrücklich ausgenommen sind: (a) Aufzeichnungen über die Untersuchung einer möglichen Straftat; (b) Referenzschreiben; (c) Bewertungen, Berichte oder Aufzeichnungen, die: (A) vor der Einstellung des Arbeitnehmers erhalten wurden oder (B) von identifizierbaren Mitgliedern des Prüfungsausschusses erstellt wurden oder (C) im Zusammenhang mit einer Beförderungsprüfung erhalten wurden.
  24. Das Recht, eine Personalakte einzusehen, wird für bestimmte Kategorien von Mitarbeitern durch andere Gesetze geregelt: (A) Einige Beamte für öffentliche Sicherheit (B) Einige Mitarbeiter von Regierungsbehörden.
  25. Wenn der Arbeitgeber die Akte verzögert oder nicht vorlegt, kann der derzeitige oder ehemalige Arbeitnehmer oder der Arbeitskommissar eine Strafe von siebenhundertfünfzig Dollar (750 USD) vom Arbeitgeber verlangen.
  26. Ein aktueller oder ehemaliger Mitarbeiter kann auch eine gerichtliche Verfügung beantragen [injunction] den Arbeitgeber zu zwingen, die Akte wie gesetzlich vorgeschrieben vorzulegen.
  27. Erhält der Mitarbeiter den Auftrag zwingend vorzulegen, kann er bei einer solchen Klage Kosten und angemessene Anwaltskosten geltend machen.
  28. Wenn ein aktueller oder ehemaliger Mitarbeiter eine Klage einreicht, die „eine Personalangelegenheit betrifft“, wird das Recht auf Akteneinsicht vorweggenommen und durch das durch die Klage verfügbare Vorladungsverfahren ersetzt.
  29. Ein Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, mehr als 50 Aufforderungen zur Einsichtnahme und zum Erhalt einer Kopie der Personalakten, die von einem oder mehreren Arbeitnehmervertretern in einem Kalendermonat eingereicht werden, nachzukommen.
  30. Ist der Arbeitnehmer Gewerkschaftsmitglied und sieht der Tarifvertrag eine besondere Möglichkeit zur Einholung von Belegschaftsunterlagen vor, übertrumpft der Tarifvertrag die allgemeinen gesetzlichen Verfahren, jedoch nur, wenn der Tarifvertrag Bestimmungen enthält, die sich auf Folgendes beziehen:

  • (a) Löhne, Arbeitszeiten und Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmer.
  • (b) Ein Verfahren zur Einsichtnahme und zum Kopieren von Personalakten.
  • (c) Prämienlohnsätze für alle geleisteten Überstunden.
  • (d) Ein regulärer Lohnsatz, der mindestens 30 Prozent über dem staatlichen Mindestlohnsatz liegt.

Schritte zur Überprüfung der Personalakten

Hier ist eine Checkliste mit Maßnahmen, die Sie nach der Inspektion ergreifen können:

  1. Listen Sie auf, was fehlt. Gibt es Dokumente, von denen Sie wissen, dass sie in der Akte enthalten sein sollten? Haben Sie eine positive Leistungsbewertung oder einen Halbjahresrückblick erwartet oder vielleicht eine Anerkennung für das Erreichen eines Leistungsmeilensteins?
  2. Listen Sie auf, was überraschend ist. Wurde ein wichtiges Dokument entfernt oder verändert? Steht das, was Ihnen über Ihre Leistung oder Opportunity mitgeteilt wurde, im Widerspruch zu den Akten?
  3. Identifizieren Sie, was ungenau oder unwahr ist.
  4. Suchen Sie nach harten Daten, von denen Sie erwarten, dass sie für Ihre Leistungsbewertung von zentraler Bedeutung sind. Zum Beispiel Verkäufe abgeschlossen, Projekte im Zeitplan, Neukunden unterzeichnet. Wenn die Daten nicht in der Datei enthalten sind, bitten Sie darum, sie hinzuzufügen. Warum sind diese Daten Teil einer “Personalakte?” Diese Firma argumentiert, dass sich die Daten als Schlüsselmaßstab direkt auf Ihre Arbeitsleistung beziehen. Übrigens ist eine „Datei“ im 21. Jahrhundert digital und cloudbasiert. Es gibt keine erforderliche Speichergrenze oder Speicherort für eine Datei. Eine „Personalakte“ wird durch ihren Inhalt definiert, nicht durch ihre Bezeichnung.
  5. Überprüfen Sie Ihre Akte regelmäßig, genauso wie Sie eine jährliche Überprüfung erhalten könnten. Sie werden feststellen, dass die Aufzeichnungen oder Zusammenfassungen, die Sie im Laufe der Jahre behalten, von unschätzbarem Wert sind, da Dokumente im Laufe der Zeit geändert oder entfernt werden können, insbesondere wenn eine Kampagne stattfindet, um Sie loszuwerden. Außerdem werden Arbeitgeber eine Vorgeschichte angeblich schlechter Leistungen anführen, um ein illegales Motiv zur Entlassung oder Entlassung zu verbergen. Sie können diese Ereignisse viel leichter widerlegen, wenn sie eintreten, anstatt alles in den letzten Tagen Ihrer Beschäftigung abzudecken.
  6. Aufforderung zum Hinzufügen von Schlüsseldokumenten zur Datei. Dies können fehlende Bewertungen, notwendige Korrekturen und Ihre schriftliche Widerlegung negativer Bewertungen sein. [Our firm argues that inasmuch as your rebuttal concerns the terms and conditions of employment, it is a defined “personnel record” that must be included in the file.]
  7. Ergreifen Sie Schritte, um die Probleme zu beheben, die Sie nach der Inspektion entdecken. Gehen Sie die Befehlskette hoch. Befolgen Sie alle Unternehmensrichtlinien zu Personalakten. Dokumentieren Sie Ihre Bemühungen nach Datum, mit wem Sie kommuniziert haben und das Ergebnis. Später wird dieser Ansatz Ihren Fall unterstützen, dass eine Disziplinarmaßnahme ungerechtfertigt ist.
  8. Bitten Sie darum, dass positive Aussagen über die Leistung in die Aufzeichnungen aufgenommen werden. Ein „Empfehlungsschreiben“ kann gesetzlich ausgeschlossen werden, aber unsere Kanzlei argumentiert, dass viele positive Mitteilungen, oft intern, keine „Empfehlungen“, sondern Bewertungen sind.
  9. Arbeitszeitnachweise und Gehaltsnachweise sind Teil Ihrer Personalakte, wo immer sie aufbewahrt werden. Bitten Sie darum, sie zu sehen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Zeit oder Ihr Gehalt nicht dem Gesetz entspricht.
  10. Bitten Sie darum, alle Aktenmaterialien einzusehen, die nicht als “Personalakten” gekennzeichnet sind, sondern von Mitarbeitern oder Managern der Personalabteilung als sogenannte “private” Dateien aufbewahrt werden. Unser Unternehmen argumentiert, dass Inhalt und Verwendung des Datensatzes bestimmen, ob er Teil der “Personalakte” ist.
  11. Bestehen Sie darauf, Kopien aller Ihrer unterschriebenen Arbeitsdokumente zu erhalten. Dazu gehören: a) Schiedsvereinbarungen; b) Geschäftsgeheimnis- und Vertraulichkeitsvereinbarungen; c) Ausfüllen der Ausbildungsunterlagen; d) Benachrichtigungen und Empfangsbestätigungen von Handbüchern oder elektronisch gespeicherten Richtlinien; e) Aufnahme in Versicherungs-, Zahn- und Sehpläne; f) Beitritt zu langfristigen oder kurzfristigen Invaliditätsplänen; f) Teilnahme an 401K oder einem anderen Altersvorsorgeplan; g) unterschriebene Bewertungen oder Warnungen.
  12. Führen Sie einen grundlegenden Index der Dokumente in der Datei durch. Sie können später die erhaltenen Kopien mit Ihrem Index vergleichen. Da Sie Kopien erhalten dürfen, dürfen Sie Kopien auch behalten. Das bedeutet, dass Sie die digitalen oder gedruckten Kopien bei Ihnen zu Hause oder an einem anderen externen Standort aufbewahren können. Sie sollten dies tun.

Schlussfolgerungen zu Personalakten

In großen Unternehmen sind Entscheidungsträger Ihrer Position oft weit vorgelagert. Sie haben möglicherweise wenig direkte Interaktion mit Ihnen. Sie werden weitgehend davon abhängen, was sie in Ihrer Personalakte finden, um über Ihre wirtschaftliche Zukunft zu entscheiden. Die Einsichtnahme in Ihre Personalakte sollte so erfolgen, wie Sie Kopien Ihrer Kreditauskunft oder Ihrer Krankenakte einsehen könnten. Das Aufbewahren dieser Aufzeichnungen als Kopien kann sich während Ihrer Beschäftigung als sehr nützlich erweisen, um eine unfaire Bewertung, die Verweigerung von Bonus- oder Gehaltserhöhungen oder die Verweigerung einer Beförderung zu beheben. Wenn Sie aus einem rechtswidrigen Grund entlassen werden, können die von Ihnen geführten Aufzeichnungen ebenfalls verwendet werden, um den “offiziellen” Grund für schlechte Leistung oder Fehlverhalten zu widerlegen. Beschäftigte können in angemessenen Abständen ihre Personalakte einsehen, frühere Mitarbeiter können einmal im Jahr ihre Personalakte anfordern. Sie sollten dies tun.

Wenn Sie ein kostenloses Antragsformular für Personalakten wünschen, das von diesem Büro verwendet wird, kontaktieren Sie uns unter 949-251-1006 und verweisen Sie bei Ihrem Anruf auf dieses kostenlose Angebot.

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Source by Frank Pray

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